KİTA Uygulaması Kişisel Verilerin İşlenmesine İlişkin Aydınlatma Metni

1. Veri sorumlusu

Bu metinde açıklanan KİTA uygulaması veri işleme faaliyetleri bakımından veri sorumlusu Mehmet Alp Güven'dir.

İşletme türü

Şahıs işletmesi

Vergi dairesi / VKN

Mithatpaşa Vergi Dairesi / 55438480658

Adres

Meşrutiyet Mah. Konur Sk. Özsoy İş Hanı Kapı No: 25 Daire No: 13 Çankaya/Ankara

Telefon

0 536 913 20 39

E-posta ve KVKK başvuru adresi

info@kitadefter.com

2. Metnin kapsamı ve KİTA'nın sınırları

Bu metin yalnız KİTA uygulamasında gerçekleştirilen veri işleme faaliyetlerini kapsar. Okulun KİTA dışında kendi sistemlerinde veya fiziksel ortamda gerçekleştirdiği işlemler bu metnin kapsamında değildir. Okul tarafından KİTA'ya aktarılan ve KİTA içinde saklanan çocuk, sınıf, üyelik, gelişim ve eğitim kayıtları ise bu metnin kapsamındadır.

KİTA bir tanı, teşhis veya tedavi aracı değildir. Tanı, hastalık, ilaç, tedavi ve tıbbi rapor verisi talep edilmez. Serbest metin alanları çocukla ilgili eğitim ve gelişim gözlemlerinin yazılması içindir; bu alanlara sağlık verisi veya başka özel nitelikli kişisel veri yazılmamalıdır.

KİTA'daki kişisel veriler ürün geliştirme, yapay zekâ modeli eğitimi, reklam, çocukları veya okulları karşılaştırma, araştırma, okullar arası istatistik veya okullar arası raporlama amacıyla kullanılmaz.

3. Hangi verileri işliyoruz?

KİTA çocuk fotoğrafı, çocuğa ait ses veya video kaydı almaz; uygulama içinde görüşme kaydı oluşturmaz. Haftalık konu videosu ve seminer kaydı, çocuğun görüntüsü veya kaydı değildir.

4. Verileri nasıl topluyoruz?

Kişisel veriler;

• okul yöneticisinin çocuk, sınıf, personel ve davet bilgilerini KİTA'ya girmesiyle,
• veli, öğretmen, uzman ve diğer kullanıcıların uygulamadaki alanları doldurmasıyla,
• kullanıcının okul tarafından verilen davet koduyla hesap oluşturması veya mevcut hesabını okula bağlamasıyla,
• oturum, güvenlik, hata, erişim ve işlem kayıtlarının sistem tarafından otomatik oluşturulmasıyla

elektronik ortamda elde edilir.

5. İşleme amaçları ve hukuki sebepler

Bu faaliyetler için genel veya zorunlu bir “açık rıza veriyorum” kutusu kullanılmaz. Aydınlatma metninin kullanıcıya sunulduğu kaydedilir. Gelecekte açık rıza gerektiren ayrı bir özellik sunulursa, o işlem için ayrıca ve özgür iradeyle rıza istenir.

6. Kayıtlara kimler erişebilir ve veriler kimlere aktarılabilir?

Erişimler kullanıcının rolü ve aktif okul ilişkisiyle sınırlandırılır:

• Veli, yalnız bağlı olduğu kendi çocuğunun veliye açık kayıtlarını görür.
• Öğretmen, yalnız görevlendirildiği sınıf ve görev dönemi kapsamındaki çocuk kayıtlarını görür.
• Okul yönetimi, yalnız kendi okulundaki üyelik, sınıf, çocuk ve eğitim süreci kayıtlarını yönetir.
• Uzman, KİTA tarafından ilgili okula aktif olarak bağlandığı sürece o okulun KİTA'ya kayıtlı çocuklarının izin verilen gelişim kayıtlarını, bağlantı öncesindeki geçmiş kayıtlar dâhil görebilir. Okul bağlantısı sona erdiğinde yeni ve geçmiş kayıtları okuma yetkisi kapanır.
• KİTA'nın sınırlı teknik yetkilileri, kurulum, güvenlik, destek, hata giderme, arşiv ve silme işlemleri için gerekli olduğu ölçüde erişebilir.

Öğretmenin personel içi öğrenci notu veliye gösterilmez; atanmış uzman ve okul yönetimi tarafından görülebilir. Uzmanın veliye açık olarak yazdığı not veli tarafından görülebilir. Aynı okuldaki diğer veliler birbirlerinin kayıtlarını göremez.

Veriler; yukarıdaki yetkili kullanıcı gruplarına, ilgili uzman kuruluşuna, Türkiye'de bulunan yetkili barındırma ve teknik destek sağlayıcılarına ve kanunen yetkili kamu kurumlarına yalnız ilgili amaç ve yetki kapsamında aktarılabilir. KİTA kişisel verileri satmaz ve reklam amacıyla üçüncü kişilere aktarmaz.

7. Harici hizmetler ve yurt dışı bağlantılar

Ana uygulama veritabanı, uygulama sunucusu, günlük yedekler ve felaket kurtarma kopyaları Türkiye'de tutulur. Web panelinde oturumun sürdürülmesi, aktif rolün hatırlanması ve gönderilemeyen hata kayıtlarının kısa süreli kuyruğu için tarayıcının zorunlu yerel depolama alanı (localStorage) kullanılır. Reklam veya analitik çerezi kullanılmaz.

Haftalık video veya seminer kaydı açıldığında YouTube'un gizlilik geliştirilmiş oynatıcısı ya da Vimeo; randevu ve canlı seminer bağlantılarında ise WhatsApp, Zoom veya Google Meet kullanılabilir. Bu hizmetler sayfa açılır açılmaz yüklenmez; kullanıcı ilgili düğmeye bastığında bağlantı kurulur. Bağlantıya çocuğun adı, gelişim kaydı veya KİTA hesap kimliği eklenmez. Bununla birlikte IP adresi, cihaz/tarayıcı bilgisi ve istek bilgileri ilgili harici sağlayıcı tarafından işlenebilir ve yurt dışında tutulabilir.

WhatsApp, Zoom, Google Meet ve harici seminer kaydı temel KİTA hizmetinin zorunlu parçası değildir. Harici hizmete geçmeden önce kullanıcı bilgilendirilir. Görüşmeyi veya semineri düzenleyen uzman kuruluş ile harici platform, kendi ortamlarındaki veri işleme faaliyetleri bakımından kendi koşul ve politikalarını uygular.

Anlık bildirimler. Bildirimler yalnız kullanıcı uygulamada bildirimleri açtığında ve cihaz izin verdiğinde gönderilir; temel KİTA hizmetinin zorunlu parçası değildir. Bildirimin telefona iletilmesi için Apple'ın (APNs) ve Google'ın (Firebase Cloud Messaging) bildirim hizmetleri kullanılır. Bu hizmetlere cihazın bildirim anahtarı ile bildirimin başlığı ve kısa metni iletilir; bu bilgiler ilgili sağlayıcı tarafından yurt dışında işlenebilir. Bildirim metnine çocuğun gelişim kaydı, notu veya değerlendirmesi yazılmaz; bildirimler okul ve KİTA duyuruları ile uygulamadaki bir gelişmeye yönlendiren kısa uyarılardan oluşur. Kullanıcı bildirimleri uygulamadaki Profil → Bildirimler ekranından veya cihaz ayarlarından istediği zaman kapatabilir; kapatıldığında veya hesaptan çıkıldığında cihazın bildirim anahtarı silinir.

8. Saklama ve silme süreleri

Süre dolduğunda veriler silinir, yok edilir veya kişiyle bağı geri döndürülemez biçimde anonimleştirilir. Devam eden bir başvuru, uyuşmazlık veya kanuni zorunluluk varsa yalnız ilgili kayıt gerekli süreyle sınırlı tutulabilir. Silinen çocuk kaydına ilişkin ad-soyad içermeyen işlem izi, silme işleminin ispatı amacıyla saklanabilir.

9. Veri güvenliği

KİTA; rol ve okul ilişkisine dayalı erişim kuralları, yetki ayrımı, şifreli bağlantı, sınırlı teknik erişim, yedekleme, mevcut erişim ve hata kayıtları ile silme süreçleri gibi teknik ve idari tedbirler uygular. Yetkisiz erişim şüphesi veya veri güvenliğiyle ilgili bildirimler info@kitadefter.com adresine iletilebilir.

10. KVKK kapsamındaki haklarınız

KVKK'nın 11. maddesi uyarınca;

• kişisel verilerinizin işlenip işlenmediğini öğrenme,
• işlenmişse buna ilişkin bilgi ve uygun olduğu ölçüde bir örnek talep etme,
• işleme amacını ve amaca uygun kullanılıp kullanılmadığını öğrenme,
• verilerin aktarıldığı yurt içi veya yurt dışındaki üçüncü kişileri bilme,
• eksik veya yanlış verilerin düzeltilmesini isteme,
• şartları oluştuğunda silme veya yok etme talep etme,
• düzeltme ve silme işlemlerinin verilerin aktarıldığı üçüncü kişilere bildirilmesini isteme,
• yalnız otomatik sistemlerle yapılan analiz sonucunda aleyhinize bir sonuç çıkmasına itiraz etme,
• kanuna aykırı işleme nedeniyle zarar doğması hâlinde zararın giderilmesini isteme

haklarına sahipsiniz.

12. Metindeki değişiklikler

Veri işleme faaliyetleri veya hukuki gereklilikler değişirse bu metin güncellenir; sürüm ve yürürlük tarihi sayfanın başında gösterilir. Esaslı değişiklikler uygulama içinde uygun yöntemle duyurulur. Güncel metne her zaman bu sayfadan ulaşabilirsiniz.